Kvitteringen er væk, og medarbejderen kan ikke huske, om udlægget blev sendt til godkendelse. Måske ligger oplysningerne i en mailtråd, eller også mangler lederen en forklaring. Imens er det uklart, hvornår pengene kommer retur. Den slags små knuder i arbejdsdagen kan ofte undgås med en tydelig proces.
For medarbejderen begynder en god udlægshåndtering ikke i økonomiafdelingen, men dér, hvor et arbejdsrelateret køb bliver betalt. Når næste skridt er let at finde, bliver det nemmere at registrere købet, få det godkendt og følge med i tilbagebetalingen.
Tilbagebetalingen starter med synlig status
Hvad sker der, når udlægget er sendt ind? Medarbejderen bør kunne se, om det afventer godkendelse, er sendt videre til økonomiafdelingen eller er færdigbehandlet. Uden den indsigt kan selv et korrekt indsendt udlæg føles, som om det er forsvundet.
Forestil dig en medarbejder, der har lagt ud for materialer til et kundemøde. Kvitteringen er indsendt med en kort forklaring, men der kommer ingen besked om næste skridt. Skal medarbejderen spørge lederen, skrive til økonomi eller bare vente? Et statusoverblik gør det lettere at vide, hvad der sker i udlægshåndtering. Mere information finder du på denne side.
For lederen handler godkendelsen ikke kun om at trykke ja. Lederen skal kunne forstå, hvad købet vedrører, og om det passer til arbejdsopgaven. Økonomiafdelingen skal derefter kunne behandle oplysningerne uden at begynde forfra med spørgsmål. Det er en rimelig forventning til en proces, der skal fungere for alle.
Gode oplysninger sparer en ekstra runde
Når et udlæg lander hos lederen, bør formålet være tydeligt. På en arbejdsrejse kan kvitteringen vise en transportudgift eller et køb, men ikke nødvendigvis hvorfor turen blev foretaget. Hvis formålet mangler, må lederen spørge, og sagen går i stå, indtil medarbejderen svarer.
En fast arbejdsgang bør vise, hvad medarbejderen skal sende med: kvitteringen, en kort beskrivelse af købet og dets arbejdsrelaterede formål. Ved rejseudlæg kan oplysninger om turen også være nødvendige. Når kravene er klare fra begyndelsen, slipper alle for gættearbejde. Efter min mening er det en af de mest praktiske forbedringer, en virksomhed kan lave.
En medarbejder køber måske materialer til et kundemøde med sit eget betalingskort. Kvitteringen alene fortæller ikke altid, hvem materialerne var til eller hvorfor de blev købt. En kort note om mødet hjælper lederen med at forstå udlægget med det samme og giver økonomiafdelingen et bedre grundlag for behandlingen.
Registrér købet, mens kvitteringen er ved hånden
Det er ofte lettere at tage et billede af kvitteringen lige efter købet end at finde den frem senere. Med mobil adgang kan medarbejderen registrere udlægget, mens detaljerne stadig står klart. En kort og præcis forklaring er som regel nok; ingen behøver skrive en roman om en pakke skruer.
Efter et hurtigt arbejdsrelateret indkøb kan medarbejderen fotografere kvitteringen og indsende den med det samme. Så slipper medarbejderen for at lægge papiret i lommen og håbe på at finde det igen ved månedens slutning. Små vaner som denne gør hverdagen lettere.
Digitale værktøjer til udlægsregistrering kan samle kvittering, beskrivelse og status ét sted. Se for eksempel, hvordan en løsning til udlægshåndtering kan understøtte registrering og godkendelse. Det vigtigste er, at medarbejderen kan løse opgaven uden at lede efter den rigtige formular eller spørge, hvem der skal have bilaget.
Klare roller gør vejen kortere
En enkel proces fordeler ansvaret uden at gøre medarbejderen til sagsbehandler. Medarbejderen indsender kvittering og forklaring. Lederen vurderer formålet og godkender eller beder om en præcisering. Økonomiafdelingen kontrollerer oplysningerne og håndterer den videre behandling. Når overdragelserne er synlige, er det lettere at se, hvem der skal gøre hvad.
Det hjælper også at vide, hvor man skal henvende sig, hvis der mangler oplysninger. Medarbejderen bør ikke være nødt til at sende det samme spørgsmål rundt mellem leder og økonomi. En tydelig kontaktvej er en lille detalje, men den er bedre end en tavs proces, hvor ingen ved, hvem der har bolden.
Følg et udlæg hele vejen fra betaling til tilbagebetaling. Kan medarbejderen indsende kvitteringen med det samme, se hvilke oplysninger der kræves og følge sagen, mens lederen og økonomiafdelingen tager deres del? Hvis svaret er uklart, er der sandsynligvis plads til at gøre processen enklere. En god arbejdsgang fjerner ikke alle spørgsmål, men gør det lettere at finde svarene, før kvitteringen bliver væk.
Se mere hos nordflow.io.